C'è una tentazione comune: accumulare strumenti. Un tool per i progetti, uno per la comunicazione, uno per i documenti, uno per il time tracking, e così via. Ma più tool hai, più complicato diventa tutto. E le persone finiscono per non usarli bene.
La regola che seguo è semplice: meno strumenti possibile, ma quelli giusti. E soprattutto, usarli in modo coerente. Perché un tool mediocre usato bene batte sempre un tool perfetto che nessuno usa.
Comunicazione: dove si parla
Per la comunicazione quotidiana, la maggior parte dei team usa Slack o Microsoft Teams. Sono simili, e vanno bene entrambi. L'importante è organizzare bene i canali. Un canale per progetto, uno per le comunicazioni generali, uno per le cose non lavorative.
E poi serve avere delle regole chiare. Quando usare i canali pubblici e quando i messaggi diretti. Quando è meglio scrivere e quando fare una call. Senza queste regole, la comunicazione diventa caotica.
Gestione progetti: dove si organizza il lavoro
Per i progetti, ci sono tante opzioni. Trello funziona bene per team piccoli o progetti semplici. Asana e Notion sono più robusti e vanno bene per team più grandi. La scelta dipende dalle tue esigenze.
Ma qualunque strumento scegli, serve disciplina. Aggiornare le task, chiudere quelle completate, assegnare responsabilità chiare. Se lo strumento non viene tenuto aggiornato, diventa inutile.
Documenti: dove si conserva la conoscenza
Google Drive o Microsoft OneDrive vanno bene per archiviare documenti. Ma il vero problema non è dove metterli, è come organizzarli. Serve una struttura chiara. Cartelle ben nominate. E serve disciplina nel mettere le cose al posto giusto.
Un altro strumento utile è Notion o Confluence per creare una knowledge base interna. Dove metti processi, guide, domande frequenti. In modo che le informazioni siano facilmente accessibili a tutti.
Meeting: quando serve parlare
Zoom, Meet, Teams. Tutti fanno più o meno la stessa cosa. Non è lo strumento che fa la differenza, ma come lo usi. Meeting brevi con un'agenda chiara. Registrazioni per chi non può partecipare. E decisioni documentate dopo il meeting.
Cosa NON serve
Probabilmente non ti serve un tool per tutto. Non ti serve un software per il time tracking se non hai un problema reale di produttività. Non ti serve uno strumento di performance management se il team è piccolo e vi vedete spesso.
Ogni tool aggiunge complessità. E porta via tempo. Prima di aggiungerne uno nuovo, chiediti: questo risolve un problema vero? O lo sto aggiungendo solo perché tutti lo usano?
L'importanza della formazione
Un errore comune è dare per scontato che tutti sappiano usare gli strumenti. Ma non è così. Serve tempo per spiegare come si usano, quali sono le best practice, cosa ci si aspetta.
E serve anche raccogliere feedback. Se qualcuno non sta usando uno strumento, magari è perché non lo capisce o perché non gli serve davvero.